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投标保证金记账管理分析及信息化实践
http://www.ggxts.com   发布日期:2019年09月05日

投标保证金记账管理分析及信息化实践
——以焦作市公共资源交易中心相关工作实践为例

江苏快三    【公采传媒/公共资源网 】引言 :公共资源交易是包括工程建设项目招标投标、土地使用权和矿业权出让、国有产权交易、政府采购等公共项目的交易活动。各级公共资源交易中心承担着本地区公共资源交易项目的交易组织工作。投标保证金是根据《中华人民共和国招标投标法实施条例》“招标人在招标文件中要求提交投标保证金的,投标人须按规定缴纳保证金”的规定,要求投标人应缴纳的各类保证金。保证金财务管理就是对保证金的收取、退还以及记账进行统筹的财务管理活动。

  投标保证金在实际管理中反映的问题主要包括:一是资金管理难度大,容易出现资金错收或错退;二是记账量大、对账困难,容易造成明细账与银行对账单对不上;三是保证金明细账与财务管理软件融合困难,手工记账工作强度大,效率低;四是管理手段滞后,不能满足招投标交易业务的需要。

江苏快三  单纯从财务记账方面来看,保证金管理只用到“银行存款”和“其他应付款”两个会计科目,会计记账也比较简单,主要涉及保证金的收款、退款,以及保证金存款利息的账务处理。收款时借记“银行存款”贷记“其他应付款”;退款时贷记“银行存款”借记“其他应付款”,保证金存款利息的收退也是通过“其他应付款”的借贷方来进行记账管理,账务处理其实并不复杂。之所以在实际操作时会出现这么多问题,是因为很多单位单纯地把保证金管理工作当成简单的记账工作。其实,除了记账,我们还必须处理好它具有的业务特性。

江苏快三  1 保证金管理的业务特性

  与其他暂存资金相比,投标保证金存在以下特殊性:

  (1)数量大。保证金数量大不仅体现在资金总量方面,更表现在发生笔数上。对多数交易组织单位来说,全年的保证金的收退总额一般都是十几、几十亿,甚至上百亿元的资金流量,每个月的收退笔数甚至有千笔之多,全年下来,其工作量可想而知。

  (2)收退频繁。保证金的收退业务随着交易项目的发生,几乎每天都有业务,全年不断。小项目两三笔,大项目上百笔,单笔保证金金额从几千元到几千万元不等,可以说保证金记账工作是财务部门记账量最多的一项工作。

  (3)具有时间性。投标保证金是投标人为取得投标人资格,按照招标文件要求,在规定时间内缴纳的资金。可以说,投标保证金从存入之日起,每笔资金身上就带有固定的时间信息,这个时间信息是评判交款人是否具备开标资格的一项标准。因此,准确反映每笔保证金的到账时间也是保证金明细账的一个重要内容。

  (4)具有业务相关性。投标保证金是投标人针对某一特定交易项目缴纳的保证金,每笔保证金都和每个特定的交易项目直接关联。所以,保证金在记账时除了要反映是谁交的多少钱,还要记录它是对应哪个交易项目的。退款时,也要准确记录退的是谁的、哪个项目的保证金,否则,就很容易把资金退错,也容易把明细账记混。

江苏快三  (5)具有前期保密性。为防止投标人的串标行为,投标人的报名信息在项目开标之前需要保密。而从保证金的缴纳情况又能泄露出这些信息,因此,在登记保证金明细账时,防止项目报名信息泄露也是需要财务部门考虑的事情。一般采取的办法是,在开标之前不登记未开标项目的保证金入账信息。

  (6)具有数据统计即时性。缴纳投标保证金是参加项目开标的条件之一,项目开标时需要及时统计出项目投标保证金的缴纳明细情况,为项目开标提供参考。因此,能够即时统计保证金数据,也是保证金管理工作必须实现的功能。而保证金的即时性要求和前期保密性在实际处理时存在矛盾,有的时候,为了及时统计保证金交款信息需要提前记账,这样就违反了保证金管理的前期保密性要求。

江苏快三  2 做好保证金管理工作需要考虑两个因素

  通过分析,我们看到在投标保证金身上同时具有两个属性,一个是资金属性,一个是业务属性。做好保证金管理工作应该兼顾好这两个属性。

  2.1 保证金的资金属性

江苏快三  保证金的资金属性是指其作为单位暂存资金所具有的暂存、计息、到期退还等一般财务核算属性。它的管理内容和其他的暂存资金一样,要实现三项财务管理功能:

江苏快三  (1)实现资金管理。要做好资金账户管理,设置保证金账户网银功能 ;履行保证金收款、退款流程,确保资金安全。

  (2)实现记账管理。要做好保证金收款、退款的记账确认工作 ;设定银行回单格式,确定记账凭证制填依据 ;填制会计凭证、登记保证金明细账。

  (3)实现对账管理。做好单位保证金明细账与银行对账单的核对工作,做到账证、账账、账实相符。

  2.2 保证金的业务属性

  保证金的业务属性是指其为满足招投标工作需要而具有的与业务相关的特殊属性,例如它的时间性、保密性等。针对这方面属性,保证金管理在实现财务功能的同时,还要实现这几项业务功能,分别是:

  (1)每笔保证金能够与投标项目准确绑定;

江苏快三  (2)每笔保证金的入账时间要准确记录;

  (3)开标前,每个未开标项目的保证金入账信息能够屏蔽;

  (4)开标当即,每个开标项目的保证金缴款信息能够即时提取 ;

  (5)项目结束后,每笔保证金能够及时准确退还。

  3 传统方式下的保证金管理模式难以完全满足现实工作需求

  目前,各地对保证金的管理没有统一的模式,多数单位采取的是委托合作银行负责保证金资金的代收代退业务,财务部门负责登记保证金明细账和统计保证金数据的模式。我们把这种管理模式称为手工记账管理模式,它的基本环节是:

  3.1 设立保证金专用账户

  保证金管理部门以本单位的名义在合作银行开设保证金专用账户,该专户仅用于投标保证金的缴存和退还。该账户开通网银业务,一是通过网银功能来操作保证金的进账查询,二是执行保证金退款操作和退账情况查询。

  3.2 保证金缴存

  投标人根据项目招标文件要求向保证金专户缴纳保证金。缴纳保证金时,交款人名称与投标人名称必须一致。以转账形式缴纳的,保证金必须从投标人基本存款账户转入保证金账户,还需在转款备注栏里注明所投标项目信息。

  在此环节,为了实现保证金的业务相关性,手工记账模式是通过《项目投标保证金缴纳通知书》和开具收据的方式手工实现保证金与投标项目的绑定,这不但手续多、效率低,而且已缴纳投标保证金的潜在投标人名称、数量等信息无法保密。

  3.3 保证金收款确认及信息统计

  保证金管理部门在收到投标保证金后,依据合作银行送达的收款回单和中心开具的收据,手工填制记账凭证,登记明细账。明细账记录交款人、金额、交款日期、投标项目、收据号等信息。保证金管理部门在开标或交易开始的同时,提供开标项目保证金缴纳情况汇总表,为开标提供依据。

  3.4 保证金退还

  保证金管理部门在核对入账信息后,通过网银或转账支票方式退还保证金。退款时,须认真核对所退资金的信息,防止资金退错。

江苏快三  3.5 保证金退款记账

  保证金管理部门在收到银行退款回单后,依据回单和收款的收据,手工填制记账凭证,登记明细账。记账时,要与保证金明细账的收款信息对应,主要是与项目、交款人、金额对应,防止保证金重复退款。

江苏快三  3.6 保证金对账

  在每月月末,将保证金明细账与银行对账单进行核对,确保账证、账账、账实相符。这种模式基本上能够实现保证金管理的记账功能,但是工作强度大,记账效率低。有些保证金管理部门,因账务管理太繁琐,干脆不记明细账,每个月只是依据银行对账明细单登记总账。但是,按照这种模式,要想完全满足交易业务需要是比较困难的。

江苏快三  4 利用信息化手段,解决保证金管理难题

江苏快三  近年来,各地按照《国务院办公厅关于印发整合建立统一公共资源交易平台的通知》要求,加快了公共资源交易机构的整合步伐,其中一项重要内容就是实现交易电子化,这为我们优化保证金管理方式提供了很好的契机。交易电子化一方面能够规范交易流程,保证交易更加公正透明,最大程度地规避人为因素对交易结果的影响,另一方面能够提高工作效率、优化管理模式。

  焦作市公共资源交易中心借助信息化手段,通过把银行保证金数据同公共资源交易系统以及保证金记账系统进行对接,不仅能够实现保证金管理的所有业务功能,而且能极大地提高记账效率,我们 把这种保证金管理模式称为电子化记账管理模式。

  4.1 实现电子化记账管理模式需要配备三个条件

  第一,公共资源交易部门的电子化交易系统、保证金记账系统要同时与合作银行的管理系统建立专线网络连接,实现数据高速安全对接。在对接时,三个系统要相互协调接口文档的设置,统一数据内容和格式、指令格式、时限要求、参数匹配等。银行作为保证金数据汇集平台,分别按照规定的方式和时间向交易系统、财务记账系统发送数据。三个系统要统一标段标识、项目名称、项目编号、标段名称的信息格式。

  第二,公共资源交易系统采取虚拟子账号的管理方式归类识别项目保证金。在保证金银行账户下,设若干个二级虚拟子账号,项目在受理时,随机把一个虚拟子账号指定为该项目的保证金交款账号,使得每个交易项目都对应一个不同的子账号。交易系统和记账系统按子账号识别归类每笔保证金所投的项目。采用虚拟子账号管理方式除了能自动实现保证金与项目的绑定,另一个重要目的是实现保证金交款信息的保密。

江苏快三  第三、保证金记账系统具备自动抓取银行数据生成记账凭证的功能。它的要求是,保证金记账系统要能够将从银行下载的保证金入账、退账明细数据,根据子账号、标段标识等信息,准确与交易项目匹配,生成会计凭证,登记明细账。

江苏快三  4.2 保证金电子化记账管理模式的管理环节

  (1)项目受理环节。项目在公共资源交易系统受理后,在标段划分环节,向银行发送“生成子账号”指令,银行系统按照指令自动向交易系统反馈子账号,交易系统自动实现交易项目与子账号的绑定。

  记账系统在项目受理环节根据项目信息建立项目档案,项目档案包含项目名称、项目编号、标段名称、标段标识号等主要内容。

  (2)保证金缴纳环节。项目通过招标文件公布投标保证金交款子账号,投标人据此向子账号缴纳保证金。

江苏快三  (3)开标环节。交易系统在“场地预约”时,向银行发送项目开标时间,银行系统按照开标时间向交易系统自动发送项目投标保证金入账明细数据,确保开标程序正常进行。

  (4)保证金入账记账环节。项目开标后,保证金记账系统从银行系统下载已开标项目入账明细数据,根据下载的数据自动生成会计凭证,凭证经审核后登记明细账。

  (5)退款环节。交易项目结束后,保证金退款申请经公共资源交易系统各环节审批后,向银行发送退款指令,银行收到指令后按照原路返还的方式执行退款。保证金记账系统根据从银行系统下载的退款明细数据生成会计凭证,完成保证金退款记账工作。

  (6)跨月开标项目投标保证金的对账。针对投标保证金交款时间与开标时间不在同一个月份的项目,需通过“未达账项记账”功能实现中心明细账与银行对账单的同步,从而实现当月对账。每个月底,记账系统向银行发送未达账项数据下载指令,银行系统将本月所有未开标项目的保证金入账数据打包成一个总数,反馈给中心记账系统,记账系统生成会计凭证。这样,既能实现记账的同步,又不会使项目信息提前泄露。

  4.3 保证金电子化记账系统管理模式简介

  目前,焦作市公共资源交易中心保证金记账系统采用的是用友软件保证金财务管理系统(用友软件保证金财务管理系统由安徽森邦科技有限公司提供http://www.su-bon.com/),该系统是基于交易中心主要业务,根据当前的交易程序设计保证金记账流程,流程涉及保证金入账和退账管理、财务集成生成凭证、往来管理等环节。

江苏快三  4.3.1 该系统的主要参数设置

江苏快三  (1)会计科目设置:按照当前会计制度的要求设置会计科目;保证金相关科目设置辅助核算,核算到往来单位、项目等。

  (2)项目目录设置:根据招标项目统一编码分类设置(编码与交易系统项目编码保持一致)。

  (3)对往来单位按照属性进行设置:按照行业单位类别(例如:建筑、园林、规划)设置往来单位属性,以方便查询。

江苏快三  4.3.2 记账系统有六项基本功能

江苏快三  (1)档案设置。包括银行代码档案、交易代码档案、凭证模板设置、投标项目档案设置。

江苏快三  (2)档案设置列表。包括银行代码档案列表、交易代码档案列表、凭证模板设置列表、招标项目档案列表。

  (3)业务处理。包括投标保证金入账业务、投标保证金退账业务、标书工本费入账业务、标书工本费退账业务。

  (4)业务处理列表。包括投标保证金入账业务列表、投标保证金退账业务列表、标书工本费入账业务列表、标书工本费退账业务列表。

  (5)凭证列表。包括投标保证金凭证列表、标书工本费凭证列表。

  (6)统计查询。包括往来单位项目余额账、往来单位项目明细账、项目明细账。

  4.3.3 记账系统的基本业务流程

  (1)新增项目档案。记账系统为实现对交易项目的识别,首先要对每一个交易项目建立项目档案。通过记账系统的“财务会计—招投标中心—档案设置—投标项目档案”功能,在弹出的界面上录入相关数据。其中,项目分类按照政府采购、建设工程、产权交易、国土资源进行区分。项目编号及项目名称根据实际情况录入。

江苏快三  (2)保证金入账业务。通过记账系统的“财务会计—招投标中心—业务处理—投标保证金入账业务”功能,在弹出的界面点击“增加”,选择银行账号、交易名称(投标保证金入账明细查询)、项目、开始及结束日期,再点击下方的“下载数据”,然后“保存”、“审核”,并点击生成凭证保存即可。

江苏快三  (3)保证金退账业务。通过记账系统的“财务会计—招投标中心—业务处理—投标保证金退账业务”功能,在弹出的界面点击“增加”,选择银行账号、交易名称(投标保证金退账明细查询)、项目、开始及结束日期,再点击下方的“下载数据”,然后“保存”、“审核”,并点击生成凭证保存即可。

  (4)无法下载数据时可使用导入数据功能。针对还未上线的交易项目,可手工导入入账信息,具体做法是:首先根据提供的模板录入银行入账数据或退账业务数据;打开“保证金入账业务”功能上的“导入”,导入银行入账数据模板,导入完成后点击“修改”、“保存”、“审核”及“凭证”并把凭证保存。

江苏快三  (5)未达账项数据处理业务。通过点开“财务会计—招投标中心—业务处理—投标保证金入账业务”功能,在弹出的界面点击“增加”,选择银行账号、交易名称(投标保证金未达账项查询)、项目、开始及结束日期,再点击下方的“下载数据”,然后“保存”、“审核”,并点击生成凭证保存即可。

  5 结语

江苏快三  通过采用保证金电子化记账管理模式,不但实现了财务记账的准确高效,满足了招投标交易的业务要求,而且还能够发挥交易电子化“大数据”管理的功能优势,实现对保证金数据的统计、分类、搜索、筛选等信息处理,更加丰富了保证金管理的手段和内容。目前,各地在保证金管理模式上所采取的方式不尽相同,各有特点,但是,借助信息化手段提高保证金管理效果,应该是财务实践的方向。(作者:韩俊杰 作者单位:焦作市公共资源交易中心财务科负责人)

    (来源:公采传媒/公共资源网)